Kehadiran Microsoft Excel telah memberikan kemudahan bagi penggunanya dalam mengelola berbagai macam data, termasuk data absensi. Oleh karena itu, memahami cara buat absen di excel menjadi pengetahuan yang penting, khususnya bagi mereka yang membutuhkannya.
Pencatatan absensi dalam proses belajar mengajar maupun dalam lingkungan kerja berkaitan erat dengan evaluasi pembelajaran dan penilaian kinerja. Absensi di tempat kerja juga diperlukan untuk menghitung gaji para karyawan.
Cara Membuat Absen di Excel
Sekarang sudah tersedia berbagai versi Microsoft Excel, dan masing-masing versi memiliki kelebihan tersendiri. Untuk mempermudah proses pembuatan absen, disarankan untuk menggunakan Excel minimal versi 2010.
1. Membuat Absensi di Excel 2010
Meskipun sama-sama menggunakan Excel, cara membuat absen bisa berbeda di setiap versinya. Excel 2010 adalah salah satu versi yang masih banyak digunakan karena fiturnya masih dianggap cukup lengkap.
- Buka MS Excel di perangkat pengguna, kemudian buat judul dengan mengklik Insert dan pilih Word Art.
- Selanjutnya, pilih sel yang akan digunakan untuk membuat tabel dan buatlah tabel sesuai kebutuhan data.
- Pada kolom pertama, isilah dengan nomor urut, kemudian kolom berikutnya diisi dengan nama siswa atau karyawan.
- Di kolom berikutnya, isi dengan tanggal kehadiran dan keterangan.
- Atur lebar kolom dengan mengklik kanan, pilih Column Width dan masukkan lebar yang diinginkan.
- Isi nomor urut dan nama pada kolom yang sesuai, serta tambahkan variabel lain yang diperlukan.
- Kemudian, klik Conditional Formatting Manager, lanjutkan dengan New Rule untuk membuat kehadiran otomatis setelah sebelumnya memblok sel yang diinginkan.
- Pilih Format Only Cells That Contain, lalu Cells Value dan klik Specific Text.
- Pada kotak teks yang kosong, masukkan huruf I untuk menunjukkan Izin.
- Pilih opsi Format, lalu tab file dan pilih warna untuk membedakan masing-masing keterangan.
- Ulangi langkah tersebut untuk mengatur keterangan lainnya seperti hadir dan sakit.
2. Membuat Absen di Excel 2016
Setelah memahami cara buat absen di excel versi 2010, sekarang kita akan membahas cara membuatnya di Excel versi 2016. Meskipun langkah-langkahnya hampir sama dengan versi 2010, penting untuk mengikuti panduan berikut agar tidak terjadi kesalahan.
- Pertama, buka program Microsoft Excel 2016 seperti biasa dan beri judul pada lembar kerja pengguna.
- Klik menu Insert dan pilih opsi Word Art. Buat dan sesuaikan lebar kolom dengan menggunakan opsi Column Width.
- Selanjutnya, beri nama pada setiap kolom, misalnya: nama siswa, pertemuan ke-, kehadiran, dan keterangan.
- Untuk kolom pertemuan, pengguna dapat menyesuaikannya dengan jumlah pertemuan yang direncanakan, misalnya jika ada 25 pertemuan, maka buatlah 25 kolom.
- Isi keterangan kehadiran dengan kategori seperti alpa, hadir, sakit, izin, atau keterangan lainnya.
- Klik pada cell yang akan diisi absensi, lalu pilih Conditional Formatting Manager.
- Pilih New Rule untuk membuat aturan baru.
- Setelah itu, masuk ke menu Format Only Cells That Contain, pilih Cells Value dan Specific Text.
- Pada kolom kosong di sebelah kanan, tuliskan huruf yang akan digunakan sebagai tanda keterangan, misalnya huruf S untuk menandai sakit. Klik Format.
- Kemudian, pilih tab Fill dan pilih warna untuk pembeda.
- Terakhir, isilah kolom sesuai dengan data kehadiran masing-masing peserta.
Cara Menghitung Persentase Kehadiran
Menggunakan Excel, pengguna bisa dengan mudah mengetahui jumlah kehadiran untuk membuat rekapan absensi yang lengkap. Persentase kehadiran dapat dihitung dengan membagi jumlah anggota yang hadir dengan total jumlah anggota, kemudian hasilnya dibagi dengan jumlah hari dan dikalikan dengan 100%.
Itulah penjelasan tentang cara buat absen di excel beserta perhitungan persentasenya, yang tentu lebih mudah dibandingkan dengan cara manual. Dalam rekapan absensi, pengguna dapat menggunakan rumus SUM untuk menghitung berbagai variabel kehadiran.